Responsabilizzazione («Accountability») & Governance
Come si dimostra la responsabilizzazione?
La responsabilizzazione può essere dimostrata attraverso procedure interne, adeguatamente documentate, che determinino come si è deciso di aderire agli obblighi prescritti dal GDPR. Tutti gli obblighi implicano la produzione di documenti scritti che possono essere esibiti all’autorità di controllo per comprovare l’aderenza al GDPR. Alcune procedure e documenti scritti, invece, sono da esibire su richiesta dell’autorità di controllo o se imposto dal GDPR.
Come organizzare la «governance»?
Una sistematica e scadenzata attività di monitoraggio delle procedure può essere applicata:
1. organizzando un team di lavoro che si riunisce a intervalli regolari per discutere lo stato di applicazione delle procedure interne e per sollevare dubbi e carenze
2. documentare per iscritto i risultati dei meeting del team
3. coinvolgere, se del caso o se ci sono aspetti di particolare criticità, ove designato il Data Protection Officer per avere parere e suggerimenti su aggiustamenti delle procedure, anche in funzione di evoluzioni legislative
4. riportare ai vertici aziendali – se non coinvolti direttamente – quali sono gli interventi necessari per migliorare le procedure interne.
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