Principi applicabili al trattamento
Come deve essere rispettato il principio di liceità, correttezza e trasparenza?
Il principio implica una piena informazione all’interessato in merito al trattamento dei dati personali. Il titolare dovrà rilasciare le informazioni da fornire ex artt. 13-14, GDPR che includono, tra l’altro, le finalità e i mezzi del trattamento, la durata della conservazione dei dati, la base giuridica del trattamento e i diritti che l’interessato può esercitare per conoscere le caratteristiche del trattamento e per opporsi al trattamento o richiedere la limitazione del trattamento o richiedere altre informazioni sul trattamento. Una procedura interna che definisce come rispondere ai diritti dell’interessato è fondamentale per aderire al principio (es.: chi risponde, come rispondere, quali informazioni raccogliere per rispondere, come registrare in archivio i diritti esercitati).
Quali sono i criteri per definire la limitazione della conservazione dei dati?
Il GDPR dispone che i dati che identificano l’interessato siano conservati non oltre il periodo necessario per le finalità per le quali i dati sono stati raccolti e, dunque, trattati. Il periodo di conservazione deve essere indicato nelle informazioni ex artt. 13-14, GDPR e nel Registro delle attività di trattamento. Se non è possibile indicare con precisione il periodo di conservazione (es.: un anno), deve essere indicato il criterio che è stato deciso per determinare tale periodo. Laddove ci siano leggi o regolamenti che definiscono il periodo di conservazione dei dati (es.: dati contabili da conservare per 10 anni), tale periodo deve essere rispettato. Altrimenti, il titolare deve stabilire un criterio oggettivo e giustificabile per conservare i dati con opportuna documentazione esplicativa (in osservanza del principio di «accountability»). Dunque, il periodo di conservazione dipende dalle caratteristiche del trattamento e, quindi, dalle finalità perseguite dal titolare e dalla durata del trattamento per raggiungere dette finalità.
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